وظایف
نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزاری است که جهت مکانیزه نمودن کلیه مکاتبات اداری اعم از درون سازمانی و بیرون سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد. این نرم افزار علاوه بر افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات موردنیاز، به روند مکاتبات درون سازمانی نیز سرعت بیشتری می بخشد و امکان بررسی دقیق تر و پاسخگویی بهتر را فراهم می کند.
اهداف
- افزایش سرعت و دقت در ارسال و پاسخگویی به نامه ها
- عدم نیاز به مراجعه حضوری برای ارسال نامه ها و پاسخگویی به آنها
- سازماندهی گردش مکاتبات در سازمان ها
- کنترل عملکرد کارکنان سازمان در پاسخگویی به نامه ها
امکانات
- امکان تعریف ساختار سازمانی و پست ها
- امکان تعیین فرمت شماره دهی به نامه ها و شماره شدن اتوماتیک نامه ها براساس فرمت تعیین شده
- امکان تعریف و گروه بندی نامه ها بر اساس موضوع
- امکان تعریف دبیرخانه های مختلف در سازمان
- امکان تعریف کاربران سیستم و محدوده عملکرد هر کاربر (شخصی سازی نرم افزار)
- ایجاد و مشاهده کارتابل پیام شامل پیام های ارسالی و دریافتی
- امکان ارتباط و نامه نگاری با سایر سازمانها (برمبنای استاندارد ECE )
- امکان پاسخ با ارجاع نامه به دیگران
- امکان تفویض اختیار در محدوده زمانی و با محدودیتهای مشخص
- امکان مشاهده وضعیت نامه (شامل وضعیت خوانده شده و یا خوانده نشده و همچنین تاریخ و ساعت مشاهده نامه)
- امکان استفاده از امضای دیجیتال جهت احراز هویت امن
- امکان ارسال پیامک به کاربران مختلف
- امکان مشاهده درخت گردش نامه و آخرین وضعیت آن
- امکان ثبت تصویر (اسکن) نامه
- امکان افزودن و مشاهده انواع فایل پیوست با فرمتهای مختلف (عکس، فایل word، فایل PDFو…)
- امکان تعیین پیغام یادآوری برای انجام کاری خاص در زمان مشخص
- شبیه سازی امکانات برنامه MS-Word
- امکان بایگانی نامه ها به صورت مستقیم و یا خودکار
- امکان جستجوی پیشرفته نامه ها بر اساس موضوع نامه، متن، تاریخ، کلید واژه ها و …
- پشتیبانی از فاکس و ایمیل از داخل برنامه
- قابلیت پشتیبان گیری خودکار و قابل تنظیم در زمانهای دلخواه
- امکان مطالعه راهنمای آموزشی تصویری نرم افزار در تمامی صفحات
- امکان مشاهده فیلم آموزشی برای تمام بخشهای نرم افزار
امکانات فنی نرم افزار
- مبتنی بر معماری سه لایه MVC و تکنولوژی وب
- امکان دسترسی از شبکه داخلی و شبکه اینترنت در خارج از سازمان
- استفاده از پایگاه داده SQL Server
- پیاده سازی کامل بر اساس تکنولوژی Ajax
- راه اندازی سیستم با استفاده از مرورگر وب و بدون نیاز به نصب هیچ برنامه دیگر روی سیستم های کاربران